L’importanza del saper delegare: 5 riflessioni

Photo by rawpixel.com on Pexels

La parola delegare deriva dall’espressione latina che significa, più o meno, “mandare altrove qualcuno con un compito”. Questo ci suggerisce già alcune caratteristiche fondamentali di questa attitudine indispensabile per ogni leader di successo: la capacità di accettare un “allontanamento” dalla propria sfera di controllo, di mettere al centro di un processo un’altra persona e non se stessi, di saper scegliere ed essere chiari nelle richieste ai collaboratori.

Vediamo nel dettaglio:

1. Scegliere le persone

Saper scegliere è una competenza che già di per sé richiede tantissimo in termini di concentrazione, attenzione, esperienza ed empatia. Non tutti i compiti saranno adatti a tutti i membri del tuo team: le persone sono diverse, quindi è bene distribuire i compiti a seconda delle competenze e inclinazioni…  con qualche eccezione se è necessario far uscire qualcuno dalla comfort zone. 

Ma serve anche essere in grado di capire quale dei tuoi collaboratori è effettivamente pronto, o portato, o motivato ad affrontare una situazione di maggiore indipendenza. 

2. Due tipi di delega

Non tutte le modalità di delega sono uguali. Possiamo individuare due macro gruppi: la delega sui compiti e quella sulle decisioni. 

Nel primo caso il team leader distribuisce semplicemente “le cose da fare”, costruendo un piano strategico e cronologico a cui i collaboratori devono attenersi.

Nel secondo caso viene delegata invece proprio la responsabilità decisionale e gestionale, in modo parziale o interamente. Quello che qui si cerca è l’orientamento all’obiettivo del collaboratore, ad esempio nell’ottica di farlo crescere per fargli assumere un ruolo di gestione in futuro.

3. Confrontarsi

Chiedete al vostro team di darvi feedback in maniera sincera e chiara: sia nel caso in cui il processo di delega non stia funzionando bene, sia nel caso in cui abbiano proposte di miglioramento o addirittura la volontà di essere più coinvolti in qualche progetto ad alta responsabilità, per poter crescere. 

È utile stabilire delle modalità di scambio precise, o dei momenti strutturati in cui avviene la comunicazione, come SAL o riunioni di progress, con l’attenzione a rendere questi momenti efficaci e produttivi grazie a una pianificazione attenta e allo sforzo di limitare entro un tempo ben preciso, non oltre una mezz’ora complessiva, gli interventi.

4. Osservare

La tentazione di mettere le mani in pasta, invece di lasciare che le persone a cui hai delegato il progetto lo portino avanti da sole, potrebbe farti finire a occuparti in prima persona delle attività, magari perché non ti sembra che vengano svolte come avresti fatto tu.

È importante non cadere in questo errore, perché ne verrebbero annullati tutti i benefici della delega! I tuoi collaboratori non acquisiranno competenze e indipendenza, ne usciranno probabilmente frustrati e meno motivati a riprovarci, inoltre tu non avrai risparmiato tempo ed energie e non avrai preparato un team adeguato a supportarti alla prossima occasione. 

Occorre imparare ad osservare da fuori e distinguere le effettive difficoltà da quelli che sono solo stili diversi nel risolvere i problemi. Il lavoro di chi delega qui è di attenzione ed empatia, e le energie vanno dedicate soprattutto al controllo dello svolgimento del progetto e non alla effettiva operatività, stabilendo dei checkpoint e delle modalità di controllo ben chiare. 

5. Chiedi supporto

È infine importante ricordare che il processo di delega è complesso, e anche al team leader sarà necessario trovare supporto: in tal senso è bene far riferimento a colleghi e superiori già esperti, ma anche a risorse esterne. Esistono infatti non solo training e corsi efficaci, ma anche numerosi software di gestione, in particolare CRM, gestionali e sistemi di project management, che possono davvero fare la differenza nel processo di delega.